テレビパブリシティを獲得するポイント や、
テレビで取材を獲得するための情報提供法 は
ご紹介してきましたが、そもそも手順はどうなっているの？を整理します。
今週から五輪、またお盆休みに入る企業も増える盛夏。秋冬のプロモーションのためにもじっくり対策を検討したい季節です。
STEP 1 プランニングとスケジューリング
何はともあれ、これが一番大事なのですが、社内の情報収集から始めてしまって、
あれ？これもう間に合わなくない？
今からやって目的に沿ってる？
など、スケジュールや目標迷子になる企業様や広報担当者が多いのではないでしょうか。
ただでさえ、「無料でメディアに出せるならこういう出し方してよ！」「こういうのもあるよ！」「社長がこう言ってるから！」など色んな部署の人が有難い助けから余計なお世話まで、口出ししてくださることが多いと思います。
まずは今回何のためのPRか、そのためにはどういうメディアを狙っているか、そのメディアに情報提供するためにはどういうスケジューリングが必要か、を組み立てることがまず最初の一歩です。
いやいやスケジュール全然未定だから…という場合でも、目的があって始まったことなのであれば、ターゲットが決まっているでしょう。
「テレビに出たいと上が言ってる」という上司の一言だったとしても、
では、テレビに出るためには何が必要かを研究し、自社の特色や特長を打ち出し、こういう一面はこういうメディアが合致してる、などを提示して、このスケジューリングでよいか上司に確認する…という、いわゆるプロジェクトリーダーであればだれでも実施することを同じようにやっていけばよいのです。
相手が外部・しかもマスコミだからといって、仕事の手順や社内の調整が必要なことに変わりはありません。
STEP 2 素材・情報収集、社内リソースの整理
目的を定めてスケジューリングしたら、それに沿って社内リソースの整理をしましょう。
特にテレビでは「情報」だけではなく、映像で「取材」出来ないと成立しません。
担当者のインタビューだけでは「これは取材したい！」とはなりにくいもの。
そこにストーリーがあったり、
企業としての想いがあったり、
…その物語やアツい想いを視覚的に伝えられるリソースを整理しましょう。
STep 3 資料化
STEP２で整理した情報を、資料化します。
ウエ・コーポレーションでは、なかなかアポがとれない番組制作スタッフに対して、テレビ局や制作会社に出入りして担当者を捕まえることも多いですが、
一般企業のPRパーソンが面識のないテレビの制作者に直接コミュニケーションが取れる形で連絡を取ったり、事前にアポイントを取ったりするのは難しいと思います。「資料を送ってください」と言われてしまうのが顛末だと思いますし、ホントにその資料が読まれているのかも確認が取れない。
でも、その資料が番組企画のヒントになったり、ちょうど番組が探していた情報に繋がることもあるのです。
そのためにも、「このネタおもしろそう」「へーこんなサービスがあるんだ」「あ、新商品じゃないけどこのコンセプトなら来週の企画に合うな」と忙しいテレビ制作者が一読しただけで分かる資料にすることが必要です。
…資料化のポイントだけでもいくつもあるのですが、インハウスの広報担当者は、まずはリリースと、リリースとは別途、番組にこの商品・サービス（または社内制度などのニュース）の、何が合致してこの番組で出来ると思ったか、の想いが伝わる資料を最低限１つ作るようにしましょう。
Step 4 情報提供（メディアリレーション）
資料を送れるだけでもまずは「メディアリレーション」の第一歩！一度取材を請けたりして名刺交換が出来ていたり、マスコミ電話帳に乗っているようなメディアには積極的に資料送付をしましょう。
中には資料の送付先が番組HPにも掲載されておらず、
視聴者センターにお電話しても番組のスタッフルームには回してくれないことも多くなりました。
一方で、「情報をお寄せください」「●●な情報大募集！」などとしている番組も意外と多いもの。放送をすべて見るのは難しいと思いますが、視聴者から情報を収集している番組は、番組HPとSNSに告知しています。ターゲットとする番組のHPとSNSはこまめにチェックしましょう。
Step 5 フォローアップ（メディアリレーション）
無事に相手に届くような情報提供が出来た場合には、フォローアップしたいところ。
今すぐ必要な情報でなくても、後から企画になったり、送られてきた情報を忘れていたけどそういえばこんなのあったね！
という思いつき・思い出しで取材が成立することもあります。1週間~1か月間をあけて、再度同様の連絡先・連絡手段にお問合せするなど、
こまめなフォローアップが必要です。
私どもPR会社も、基本的に上記ステップ自体は同じ、実施の仕方が多少専門的だったり、旧知の仲のヒトに連絡をしていることが多いでというわけです。
さらに、情報収集・アプローチするメディア・その方法、全てのステップに於いてその精度を上げるために日々番組情報を収集したり、
そこまでメディアリレーションだけに時間がかけられないよ…という企業様が殆どだと思います。
その場合は、社内の人にしかできないSTEP１のプランニング・スケジューリングと、STEP２の社内リソースの収集だけは、まずは自走できるようにしてみましょう。
新任パーソンさんは外部の人に相談しながらでも、進めていくと、その重要性が分かると思います。
私どももSTEP１から一緒に作り上げているクライアント様が多く、そもそもSTEP１と２が出来れば、半分以上成功したようなものです。
もうやりきれない…どうもうまくいかない…という場合は、ぜひご相談ください。
