出演タレントが登壇するCM発表会のような芸能イベント、大々的な新製品発表会なども、メディア誘致をするにはタレントや商品バリューだけに頼らない工夫が必要ですが、
一般的にはもっと小規模の、登壇者も一般の来賓のみ・特に革新的な技術などの発表でもないシーズナル商品の展示会、などにメディアを誘致したいというよう菜リクエストも多いものです。
何が目的で、どういったステークホルダーに響くのかを見極めたうえで、適切なメディアを選定すれば、メディアの取材も叶う場合があるモノです。その工夫も無しにいきなり「テレビを呼びたい！」というクライアント様が多いのですが、実際にはどういう手順を踏んでメディア誘致をすべきか、手順と項目を整理します。
目的・KPI設定と準備物
この目的やターゲットが整理していない場合は、「ただメディアを呼ぶための“発表会”や“展示会”」になっていることが多いです。
広報としては、最初に目的が合って、それに伴った広報活動をすべきもの。
仮に会社の都合で設定されたものであっても、本来の目的を見定め、見極め、設定し、KPIを設定しましょう。
それらを踏まえた上で準備すべきものは、以下のような項目をどのように準備するか、話し合うことから始めましょう。
資料関連
☑展示会の目的・意義を明確にした基調資料（ファクトブック）
☑出展・展示・発表する製品やサービスの詳細資料（英語・日本語併記）
☑関係者の参加予定一覧
☑統計データなど関連・周辺データ
メディア向け素材
☑高画質の出品内容の画像・動画素材
☑関係者のプロフィール
※統計データに基づくインフォグラフィックなどもあるとより親切です。
これらをメモリスティックで渡すのが定番でしたが、最近はメモリスティックの使用を禁じているメディア企業もありますので、
driveなどにアップすることが一般的です。
広報対応体制
☑専任者の配置
☑受付・誘導スタッフ
☑撮影エリアと管理体制
スケジュール ～たいてい間に合わないもの～
まだ会場が決まってないから、
まだ登壇者や出展社が決まっていないから、…と、
私どものようなPR会社にメディア誘致の相談が来るのはいつも直前。予算上の都合もあるかと思いますが、だからこそ、どれくらいの予算が必要で、どういうタイムラインが必要なのか、最初にどんどん外部に相談することをお勧めします。
PR会社は、だいたいが相談だけでは費用は発生しません。自分たちも無理ないKPIの設定で受注しなくてはなりませんから、質問をたくさん請けることと思います。その質問に対する回答を一つ一つ準備していくだけでも活動準備になりますから、ぜひお早めに相談することをお勧めします。たいてい、企業様の準備というのはどんなに早めに動き出しているようでも、間に合わないものなのです。
2か月前
メディアリスト作成、誘致リリース
主要メディアへの事前折衝
1か月前
詳細プログラム発表
特別取材企画の提案（独占インタビューなど）
1週間前
メディア事前登録
直前リリース
メディア取材調整
取材要綱・注意事項の作成、配布(VIPの来場の場合は当日では無く事前に配布）
当日
メディア受付、プレスブリーフィング、取材対応など
事後リリース
広報は結局「ホスト」の仕事
来場するVIPによっては、撮影制限やリスクマネジメントの体制構築などを予め求められることがあります。
また、要人の場合、外交プロトコル遵守や機密性への配慮が必要になる場合も…
目的によって、どんなに華やかでない記者発表や展示会でも、留意すべき点・メディアに喜ばれる…を理解した上で、「おもてなし」に努めましょう。
